Como importar metas individuais?

Metas são objetivos que uma organização ou colaboradores esperam atingir em um determinado período de tempo. São estabelecidas de acordo com o plano de negócios da empresa, e têm o intuito de manter a produtividade através da definição de tarefas claras a serem executadas pela equipe.

O Gen.te Supera – Metas e Desempenho permite a criação e gerenciamento de metas individuais, assim como também possibilita o uso do recurso de importação de metas para que a tarefa de manutenção seja mais fácil e rápida. Para aprender a importar metas siga os passos descritos a seguir.

Importador de Metas

O que é o importador de metas?

O importador de metas trata-se, de forma resumida, de um modelo que possibilita agilizar seus processos de contratação de metas, possibilitando a importação em massa de contratos individuais.

Premissas

Para que a importação de metas seja realizada com sucesso é necessário verificar se as seguintes premissas foram respeitadas:

• Ter acesso às seguintes funcionalidades do módulo Gen.te Supera – Metas e Desempenho:

  • Importação de Metas Individuais

• Ter feito o cadastro prévio ou ser capaz de cadastrar:

  • Ciclo de metas

  • Plano de metas

Importação de Metas Individuais

Acesse a funcionalidade Importação de Metas Individuais no seguinte caminho:

Antes de realizar o processo de importação de metas você deverá ter inicialmente parametrizado um Ciclo, caso não tenha nenhum criado. Lembrando que, o cadastro do ciclo é realizado na funcionalidade Ciclo.

Clique em Importação de Metas Individuais, serão apresentados todos os planos cadastrados e seus respectivos processos para o ciclo selecionado. Conforme o exemplo abaixo:

Exemplo

A importação de metas ocorre dentro do processo, ao selecionar um processo, serão listados quais são os colaboradores que participam do processo, os dados para identificação do colaborador (dados corporativo) e também as colunas de etapas. As colunas de etapas serão disponibilizadas de acordo com o workflow utilizado.

Exemplo

Se for utilizado um Workflow que possui três etapas, serão apresentadas três colunas com status em cada etapa. No exemplo abaixo foram utilizadas as seguintes etapas: Contratação das Metas Individuais, Aprovação/Revisão da Metas Individuais Gestor e Aprovação/Revisão da Metas Individuais Mediato.

Exportar Template

É possível através dessa função, exportar um template vazio para que seja realizado o preenchimento das colunas disponíveis. Esse template é composto por duas guias, sendo: Dados da Importação, Orientações do Preenchimento, Metas para desdobramento e Metas para reaproveitamento.

Na guia Dados de Importação são apresentados os campos a serem preenchidos, de acordo com as configurações do Processo e do formulário selecionado. Os dados de importação são divididos em seções, e cada seção disponibilizada terá a linha de títulos representada por uma cor, conforme o exemplo abaixo:

Exemplo

As seções disponíveis com suas respectivas cores são:

Na guia Orientações do Preenchimento você vai verificar a forma correta do preenchimento de cada coluna da planilha de Dados de Importação, para que não ocorra nenhuma divergência no momento da validação dos campos. Essa guia também irá respeitar as cores das seções apresentadas nos dados da importação.

Exemplo

Para formulários que utilizam customização, será apresentada uma mensagem na primeira linha do template informando que, a importação ocorrerá para um formulário que possui customização e as regras das customizações não serão validadas na importação. Ficando sob responsabilidade do usuário que preencher a planilha, garantir que as possíveis regras de consistência que foram customizadas no formulário sejam aplicadas durante o preenchimento da planilha.

Na guia Metas para desdobramento são apresentados os campos a serem preenchidos, caso o ciclo selecionado esteja configurado na funcionalidade Ciclo, para Permitir desdobramento de metas em planos individuais.

Também na guia Metas para reaproveitamento, o ciclo selecionado deverá estar configurado na funcionalidade Ciclo das Configurações Gerais, para Permitir reaproveitamento de metas em planos individuais.

Tanto para Desdobramento, quando para Reaproveitamento será apresentada a seguinte planilha para preenchimento.

Exemplo

Exportar Dados

É possível através dessa função, exportar a planilha do processo preenchido com as metas dos colaboradores selecionados, de acordo com a configuração do número de metas no cadastro do plano.

Por padrão o Exportar Dados virá desabilitado, e só será habilitado quando pelo menos um registro for selecionado na planilha.

Em selecione o registro desejado, sendo possível escolher múltiplos registros quando necessário. Em seguida clique o botão Exportar Dados representado pela letra .

Após clicar em Exportar Dados, será baixada a planilha com os dados do colaborador e a quantidade de metas que foi cadastrada na funcionalidade Planos de metas, lembrando que, cada colaborador poderá ter no mínimo 1 meta e no máximo 5 cadastradas.

A quantidade das metas cadastradas será apresentada na planilha de Dados da Importação, na coluna Referência, conforme exemplo abaixo.

Exemplo

Preencha os demais campos de acordo com as Orientações do Preenchimento. Caso alguma linha não seja preenchida, no momento da validação a linha em branco será desconsiderada para importação.

Exemplo

Caso o ciclo selecionado esteja configurado na funcionalidade Ciclo das Configurações Gerais para Permitir desdobramento de metas em planos individuais e Permitir reaproveitamento em planos de metas individuais serão apresentadas tanto na planilha de Orientação do preenchimento quanto Dados da Importação os seguintes campos:

• Id de Meta Vinculada;

• Tipo de Vínculo;

• Disponibilizar para desdobramento;

• Disponibilizar para reaproveitamento.

Conforme mostra o exemplo abaixo:

Exemplo

o Id da Meta Vinculada deverá ser preenchida de acordo com as informações apresentadas na guia Metas para desdobramento e/ou Metas para reaproveitamento.

Exemplo

O desdobramento de uma meta é realizado através do código do Id da meta, veja abaixo como será feito o preenchimento da planilha:

• Na guia Metas para desdobramento, o colaborador irá identificar as metas disponíveis para realizar o desdobramento;

• Escolha a meta que será desdobrada, copiando o número do Id da meta;

• O número do Id da meta será inserido na coluna Id da Meta Vinculada na planilha Dados da importação;

• Ainda na planilha Dados da importação, informe o Tipo do Vínculo, essa informação poderá ser verificada na planilha Orientações do Preenchimento, onde:

• 1 - Desdobramento

• 2 - Reaproveitamento

Caso a meta esteja configurada para Permitir que se restrinja quais os colaboradores poderão reaproveitar esta meta, somente o colaborador inserido no formulário de contratação das Configurações do Ciclo terá acesso e poderá reaproveitar a meta.

Para as metas que não possuem lista de restrição, poderão ser reaproveitadas por todos do processo.

Se a meta utilizada não possui desdobramento/reaproveitamento, os campos disponíveis nas planilhas Metas para desdobramento e Metas para reaproveitamento serão apresentados em branco.

Após realizar o preenchimento dos campos que julgar necessário, defina um diretório para que a planilha seja salva.

Importar Planilha

Através dessa função, é possível realizar a importação das metas do colaborador por meio da planilha preenchida na exportação dos dados. A importação ocorrerá de forma integral, ou seja, só será permitido realizar a importação de todas as metas que o contrato do colaborador possui.

Para dar início a importação clique em , será apresentada a tela de importação.

Em , selecione a planilha que deseja importar. Após definir a planilha, clique em o botão Processar.

Para que seja possível realizar a validação da planilha que está sendo importada e confirmação da importação, clique em . Todos os campos que foram definidos na planilha e também a forma de preenchimento passarão por essa validação, se tudo estiver dentro do esperado, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: A importação foi executada com sucesso.

Caso algum campo tenha sido preenchido de forma errada, o sistema retornará na validação os erros apresentados, para que seja realizada a correção na planilha a ser importada, conforme o exemplo abaixo:

Exemplo

Atenção

• A importação só ocorrerá caso não haja nenhuma inconsistência no Formulário de Metas ou nenhum erro na planilha a ser importada.

• As colunas Disponibilizar para desdobramento e Disponibilizar para reaproveitamento é de preenchimento obrigatório, caso não estejam preenchidas ou preenchidas de forma incorreta, no momento da validação o sistema indicará um erro e a planilha não será importada.

• O sistema não validará também, caso tenha realizado alteração na coluna Disponibilizar para desdobramento e Reaproveitamento de "1" para "0", será apresentada a seguinte mensagem: Essa meta já foi desdobrada. Para realizar essa operação utilize o formulário de metas ou Essa meta já foi reaproveitada. Para realizar essa operação utilize o formulário de metas.

• Não será possível realizar uma exclusão ou cancelamento de uma meta disponível para desdobramento/reaproveitamento, que já esteja vinculada a outra meta, através do importador.

• Não será possível realizar a importação, caso exista inconsistência no formulário. Será exibida uma mensagem indicando que o formulário possui pendências, sendo necessário resolvê-las na funcionalidade formulário.

Ao tentar realizar a importação de metas, em caso de inconsistências no formulário, a importação será impedida e será apresentada na tela, uma mensagem com a informação da pendência, conforme imagem abaixo:

Pararealizar a importação, é necessário solucionar a pendência na funcionalidade Formulários.

Após realizar a correção da planilha, clique em para selecionar novamente o arquivo e processar.

Caso deseje cancelar uma importação clique em .

Segue abaixo um exemplo de importação:

Exemplo

Registros de Importação

Através dessa função é possível visualizar o histório de todas as importações que foram realizadas.

Para acessar esses históricos, clique em . Será exibida a tela com todos os registros por ordem de importação, do mais recente para o mais antigo, permitindo visualizar o Responsável pela importação, Data e Hora e também o Status.

Selecione o registro desejado, em seguida clique o botão .

Atenção

O arquivo ficará disponível para download por um período de 6 meses. Após esse período o sistema informará que o arquivo não estará mais disponível para download.

Considerações Finais

Nesse tutorial demonstramos os passos necessários para realização da importação de metas individuais, de acordo com os planos de metas e processos cadastrados, permitindo assim, a importação em massa de metas, com isso tornando o sistema mais ágil no processo de contratação de metas.