O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED foi criado pelo Governo Federal, através da Lei Nº 4923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e desligamentos de empregados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT. Este registro, que as empresas informam mensalmente ao Ministério do trabalho e Emprego - MTE, é a base do Cadastro Geral.
As informações do CAGED são utilizadas pelo Programa de Seguro-Desemprego para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas e liberar os benefícios. É também com base nestas informações que o Governo Federal e a sociedade como um todo contam com estatísticas para elaboração de Políticas de Emprego e Salário, bem como pesquisas e estudos sobre o mercado de trabalho.
De acordo com a portaria do MTE Nº 768 – DOU 28/05/2014, o CAGED será transmitido pelo empregador ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), da seguinte forma:
No mesmo dia da admissão caso o empregado esteja recebendo seguro desemprego ou o processo esteja em tramitação;
Na data do registro do empregado, quando o mesmo decorrer de ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho;
Até o dia 07 do mês subsequente para os funcionários demitidos, transferidos e os demais funcionários admitidos que não se enquadre nos itens anteriores.
Através desta funcionalidade realize a geração do CAGED.
Atenção
Essa funcionalidade respeita a restrição de visibilidade definida para o operador, através da funcionalidade Operadores (módulo Autorizações).
O sistema também observa as restrições de visibilidade para o campo Portador de Necessidade Especial. Caso o funcionário possua o tipo de necessidade especial Intelectual, o CAGED considera-o como tipo Mental.
Para geração dos arquivos digitais de documentos contábeis ou fiscais, indique, através dos botões 
(PDF) e 
(Arquivo) se deseja realizar a
emissão
em PDF ou em Arquivo, respectivamente.
Atenção
Na emissão do CAGED em Arquivo para ACI, as lotações filtradas nos Parâmetros de Seleção e consideradas no leiaute, são:
Para o registro A do leiaute são as determinadas na funcionalidade de Estabelecimento que Representa Matriz da Empresa.
Para o registro B, são as lotações ativas no mês informado (Referência), ou seja, aquelas que não tiveram suas atividades encerradas, de nível Matriz/Filial do funcionário (mesmo que este esteja alocado em uma Lotação de nível inferior) e as Lotações cujo o tipo de inscrição seja CEI (Cadastro Específico do INSS) e que são estabelecimentos da empresa independentemente do nível hierárquico da lotação.
Para o registro C, são listadas as movimentações de forma geral do CAGED e mesmo que as lotações estejam encerradas elas deverão ser emitidas.
Ainda sobre CEI (Cadastro Específico do INSS):
Caso a lotação a ser emitida utilize CEI e tenha o indicador Estabelecimento sem vínculo com a empresa (CAGED) marcado, serão agrupados os funcionários alocados nesta lotação com os funcionários da lotação de nível Matriz/Filial. No caso de o indicador Estabelecimento sem vínculo com a empresa (CAGED) esteja desmarcado serão emitidos os funcionários alocados nesta lotação sem agrupá-los com os funcionários da lotação de nível Matriz/Filial.
Atenção
Se optar por gerar o Arquivo para ACI ele deve passar pelo programa analisador do CAGED. Entre em contato com o Ministério do Trabalho e Emprego para tomar as providências necessárias para a utilização do CAGED.
Exemplo
NomeAno_Referência.Mes_Referência
CGED2010.M02
Marque os campos abaixo para que o sistema:
Desprezar Funcionários sem CPF - Despreze os funcionários cadastrados no sistema cujo campo CPF da Ficha do Colaborador esteja em branco;
Atualizar Cadastro de Autorizados do CAGED - Atualize os dados do cadastro da lotação indicada como Matriz, junto ao Ministério do Trabalho; e
Emitir Razão Social da Lotação Matriz/Filial - Disponível para emissão em Impressora (132 Col.), determina que os dados a serem emitidos para a Empresa Matriz serão trazidos do cadastro da Lotação.
Desprezar movimentações já emitidas no CAGED diário (Admissões) - Ao marcar essa opção será possível desprezar as movimentações já emitidas através da opção Emitir movimentações para: CAGED diário (Admissões), na data de Referência informada, mesmo que estas movimentações estejam atendendo os parâmetros definidos em Parâmetros de Seleção e /ou Filtros por Atributos Adicionais.
Gerar data da movimentação de saída sendo um dia antes da data da transferência - Ao marcar essa opção será possível permitir ao usuário definir se a data de movimentação de saída no CAGED será a própria data da transferência ou dia anterior, nos casos de Transferência entre Empresas, Transferência entre Estabelecimentos e Transferência entre Lotações Tributárias (obra).
Atenção
Caso selecione a opção para gerar a movimentação de saída no CAGED no dia anterior a transferência, e tenha exatamente no primeiro dia do mês Transferência entre empresas, estabelecimento ou lotação tributária (obra) e já tenha gerado o CAGED correspondente ao mês anterior, também deverá ser avaliada a necessidade de gerar o CAGED acerto da referência anterior, de forma que seja considerada a movimentação de saída nessa referência anterior.
Atenção
Este indicador só será aplicado para as movimentações que tenham sido emitidas no CAGED em Arquivo para ACI, ou seja, as movimentações emitidas nos demais tipos de emissão (Vídeo e Impressora 132 Colunas) não serão desprezadas.
Informe se deseja Emitir movimentações para: CAGED mensal ou CAGED diário (Admissões).
Para a opção de CAGED mensal, serão geradas todas as movimentações elegíveis ao CAGED de acordo com os filtros definidos pelo operador.
Para o opção de CAGED diário (Admissões), todas as admissões que se enquadrarem nos filtros aplicados pelo operador serão geradas, mesmo que estas não sejam do dia em esteja sendo feita a geração.
Atenção
Na emissão da movimentação do tipo CAGED diário (Admissões) serão consideradas apenas as movimentações de admissões.
Na emissão da movimentação do tipo CAGED mensal serão considerados:
- Para admissão: admissão, transferência entre empresa (entrada), transferência entre lotações (a data da transferência será considerada data de entrada) e reintegração.
- Para movimentações de desligamento: rescisão, transferência entre empresas (saída) e transferência entre lotações (a data da transferência será considerada data de saída).
Atenção
As informações de Categoria e Vínculo, serão consideradas de acordo com a vigência cadastrada para o período de apuração a ser emitido.
De acordo com a lei Complementar nº . 123, de 14 de dezembro de 2006, alterada pela lei Complementar nº . 128, de 19 de dezembro de 2008, informe se o Porte do Estabelecimento se enquadra como:
1 - Microempresa – para a pessoa jurídica, ou a ela equiparada,
que auferir, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 240.000,00
(duzentos e quarenta mil reais);
2 - Empresa de Pequeno Porte – para a pessoa jurídica,
ou a ela equiparada, que auferir, em cada ano-calendário, receita bruta superior
a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 2.400.000,00
(dois milhões e quatrocentos mil reais);
3 - Empresa/Órgão não classificados – este
campo só deve ser selecionado se o estabelecimento não se enquadrar como microempreendedor
individual, microempresa ou empresa de pequeno porte; ou
4 - Microempreendedor Individual
– para o empresário individual que tenha auferido receita bruta, no ano-calendário anterior, de até
R$36.000,00 (trinta e seis mil reais).
Dê sequencia ao preenchimento das informações para a geração do CAGED, através das guias:
Normalmente, o FPW Folha de Pagamento pesquisa na Tabela de Salários (quando a empresa utiliza a tabela de salários) ou no evento com Salário Contratual (veja a funcionalidade Evento), o valor do salário do funcionário que será emitido no CAGED. Porém, para funcionários horistas, este procedimento não seria correto, porque o valor correto a ser emitido é aquele que o funcionário recebeu no mês, e não o valor da sua hora (que é o que está cadastrado na Tabela de Salários ou no evento com o Salário Contratual). Para resolver este problema, existe a opção Selecionar Eventos para Salário.
Ao marcá-la, selecione, através da lista de opções, as Folhas e os Eventos onde serão pesquisados os eventos que representam o valor mensal que o funcionário recebeu.
Observe que se marcar o indicador Selecionar Eventos para Salário, o sistema pesquisa no evento que indicou para todos os funcionários, horistas e mensalistas. Portanto, se tiver funcionários horistas e mensalistas, marque os eventos que representam os salários dos dois: “Salário Horista” e “Salário Mensal”, por exemplo.
Atenção
Mesmo que a empresa não possua funcionários horistas, marque o indicador Selecionar Eventos para Salário caso deseje que o sistema busque o salário do funcionário em um evento que tenha sido calculado em alguma folha de pagamento.
Se optar por Retirar, o sistema exclui apenas os dados do responsável selecionado e as lotações que estavam sob a sua responsabilidade não terão mais um responsável.
Atenção
Caso o código do Grau de Instrução do funcionário seja:
- 10 - será exportado no CAGED o código 9;
- 11 - será exportado no CAGED o código 9;
- 12 - será exportado no CAGED o código 6;
- 13 - será exportado no CAGED o código 7;
- 14 - será exportado no CAGED o código 9.Não serão considerados os trabalhadores que possuem os seguintes Vínculos (Definidos na funcionalidade Ficha do Colaborador):
30 – Servidor regido pelo regime Jurídico único e militar
35 – Servidores públicos não efetivos (demissíveis e não regidos pela CLT)
50 - Trabalhador temporário (Lei 6019/74)
80 – Diretor sem vínculo cuja empresa optou pelo recolhimento do FGTS
81 – Estagiários
82 – Diretor sem vínculo empregatício
17 – Cooperado
19 – Agente político
18 – Cooperado arquivo previdência privada código IRRF 0516
95 – Contrato de Trabalho por Tempo Determinado regido pela Lei nº 8.745/93
Através do botão Parâmetros, é disponibilizada a tela de Parâmetros de Seleção, onde é possível realizar filtros de funcionários através dos parâmetros estabelecidos. Para o CAGED, as guias habilitadas serão:
Lotações;
Cargos e Outros;
Folhas/Situações; (Somente os filtros: Situações, Admissão, Data Início Situação).
Vínculos e Outros;
Funcionários;
Grupos Hierárquicos.
Atenção
Há tipos de filtros realizados para obter informações para a geração do CAGED, dessa forma, as regras para as situações abaixo, são:
Caso seja indicado filtro somente através de Parâmetros de Seleção, a geração será executada normalmente conforme este filtro dentro da Referência informada.
Caso sejam indicados filtros através de Parâmetros de Seleção e Filtro por atributo adicional, será executado o filtro do parâmetro de seleção dentro da Referência informada, e no resultado serão verificados os funcionários que atendam aos valores informados no filtro por atributo adicional.
Caso não seja informado nenhum filtro, será executada a geração com todos os funcionários que possuam movimentação para o CAGED na Referência informada.
O botão Responsável disponibiliza a tela CAGED - Responsável pelas Informações, nela informe o responsável por emitir e enviar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED para o Ministério do Trabalho e Emprego.