Importação de Metas Compartilhadas

Através dessa funcionalidade é possível realizar a importação de metas por meio de arquivo eletrônico no formato Excel XLSX que contenham as metas por grupos que serão avaliados em um determinado ciclo. Será permitida a importação de metas compartilhadas, de acordo com os planos de metas e processos cadastrados. Será possível importar metas para processos de Contratação, Revisão e Apuração, com ou sem apurações periódicas.

Os planos de metas compartilhadas listadas no ciclo selecionado, serão apresentados conforme a ordem cadastrada, considerando do mais recente para o mais antigo, conforme imagem abaixo:

Para dar início a importação das metas compartilhadas, selecione o plano de metas que deseja utilizar. Em seguida será apresentada a tela de Importação de Metas, nessa tela estarão disponíveis todos os grupos participantes do processo, em ordem alfabética.

É possível visualizar também em Importação de Metas os seguintes dados: Nome do grupo e Responsável pelo grupo. Também é permitido através do indicador , selecionar um ou mais grupos da listagem.

Caso queira acompanhar o status de todas as Etapas que compõe o workflow do processo selecionado, na coluna referente a etapa será especificado o status do grupo com uma das seguintes opções:

Na barra de ferramentas possui quatro tipos de funções que poderão ser utilizadas nesse processo, são elas: Exportar template, Exportar dados, Importar e Registros de importação.

Exportar template

Através dessa função é possível realizar a exportação do template de planilha (excel). Nesse template serão apresentados os campos essenciais para importação, sendo necessário o seu preenchimento, respeitando configurações do processo e formulários selecionados.

O template excel é composto por quatro guias, Dados da importação, Orientações do preenchimento, Metas para desdobramento e Metas para reaproveitamento onde:

• Nos Dados da importação a guia é selecionada por padrão, e possui uma lista das metas que serão importadas. Os dados da importação são separados por seções, e cada seção possui uma cor distinta para separar das demais, segue abaixo as seções disponíveis com suas respectivas cores:

  

  Exemplo

  

  Atenção

  A coluna que estiver apresentada com a cor (cinza), não terá o seu conteúdo validado no momento da importação e também não será possível realizar a edição dos campos.

  Caso o ciclo selecionado esteja configurado para Permitir desdobramento de metas em planos de metas compartilhadas? e Permitir reaproveitamento em planos de metas compartilhadas serão apresentadas na planilha de Orientação do preenchimento as seguintes colunas:

  • Id de Meta Vinculada

  • Tipo de Vínculo

  • Disponibilizar para desdobramento

  • Disponibilizar para reaproveitamento

  Conforme mostra o exemplo abaixo:

  Exemplo

  

  Será exibida uma listagem das metas do ciclo, disponíveis para desdobramento, de acordo com o público alvo configurado no Ciclo. Caso seja gerada a planilha de Exportar Template os dados apresentados serão de acordo com os grupos associados ao processo.

• Na guia de Orientação do preenchimento é possível buscar orientações para o preenchimento dos campos exibidos na guia Dados da importação. Na planilha de orientação do preenchimento possui as mesmas colunas e também as mesmas cores das seções apresentadas nos dados da importação, conforme imagem abaixo:

  

  Caso o ciclo selecionado esteja configurado para Permitir desdobramento de metas em planos de metas compartilhadas? e Permitir reaproveitamento em planos de metas compartilhadas serão apresentadas na planilha de Orientação do preenchimento as seguintes linhas:

  • Id de Meta Vinculada

  • Tipo de Vínculo

  • Disponibilizar para desdobramento

  • Disponibilizar para reaproveitamento

  Conforme mostra o exemplo abaixo:

  Exemplo

  

• Através da guia Metas para desdobramento é possível realizar a importação de metas de um ciclo que utiliza o desdobramento, caso a opção Permitir desdobramento de metas em planos de metas compartilhadas? deverá estar habilitada na funcionalidade Ciclo das Configurações Gerais.

  Os campos também virão sem preenchimento, e os dados apresentados nesta planilha são:

  • Grupo alvo - Deverá ser preenchido com o nome do grupo participante do processo.

  • Id da meta - Deverá ser preenchido com o código raiz da meta, que poderá ser desdobrada.

  • Plano - Deverá ser preenchido com o nome do plano da meta, de onde a meta desdobrada foi criada.

  • Categoria - Deverá ser preenchido com o nome da categoria da meta que poderá ser desdobrada.

  • Grupo - Deverá ser preenchido com o nome do grupo da meta que poderá ser desdobrada.

  • Id do responsável - Deverá ser preenchido com o código do colaborador responsável pelo grupo.

  • Nome do responsável - Deverá ser preenchido com o nome do colaborador responsável pelo grupo.

  • Referência - Deverá ser preenchido com o número da seção da meta, por exemplo: (1, 2, 3...).

  • Nome da meta - Deverá ser preenchida com nome da meta que poderá ser desdobrada.

  Atenção

  Os dados citados acima serão apresentados tanto na guia Metas para desdobramento, quanto para guia Metas para reaproveitamento.

  Exemplo

  

• Através da guia Metas para reaproveitamento é possível realizar o reaproveitamento da meta de outra pessoa, caso a opção Permitir reaproveitamento em planos de metas compartilhadas esteja habilitada na funcionalidade Ciclo das Configurações Gerais. Assim como as demais guias, essa também apresentará os campos em branco.

  Exemplo

  

Exportar dados

Através dessa função é possível realizar a exportação do template excel do processo preenchido com as metas dos colaboradores selecionados. Essa função só estará habilitada caso exista pelo menos um registro selecionado na listagem. O template excel é composto por quatro guias, Dados da importação, Orientações do preenchimento, Metas para desdobramento e Metas para reaproveitamento

Na exportação das metas será considerada a última etapa em que o grupo estiver no processo. E o número de linhas grupo será de acordo com a configuração realizada no cadastro do plano de metas.

Atenção

• É necessário que exista alguma etapa Em andamento para que as metas sejam importadas. Para as etapas que estejam Atrasadas, só será permitida a importação de metas, caso a parametrização realizada no módulo permita o acesso à etapa após a data de término configurada. Após a importação das metas, as etapas em andamento continuarão disponíveis, ou seja, não serão automaticamente concluídas.

• Se a última etapa do processo já estiver Concluída, será realizada a exportação dos dados dessa etapa.

• Já para as etapas que possuem status como Programado para o grupo selecionado, não será realizada a exportação dos dados, pois a meta pode estar pendente em algum processo anterior ou a contratação não tenha sido cadastrada.

Caso alguma seção não tenha sido preenchida no template, essa seção será apresentada na exportação com os campos em branco, ou seja, sem o conteúdo das metas.

Veja abaixo a planilha preenchida:

Caso o ciclo selecionado esteja configurado para Permitir desdobramento de metas em planos de metas compartilhadas? e Permitir reaproveitamento em planos de metas compartilhadas serão apresentadas tanto na planilha de Orientação do preenchimento quanto Dados da Importação os seguintes campos:

• Id de Meta Vinculada;

• Tipo de Vínculo;

• Disponibilizar para desdobramento;

• Disponibilizar para reaproveitamento.

Conforme mostra o exemplo abaixo:

Exemplo

Atenção

• Caso a meta esteja em uma etapa/processo que não permite edição como (Processo de contratação/revisão, Processo de revisão com apuração periódica e Processo de avaliação final), as colunas Disponibilizar para desdobramento e Disponibilizar para reaproveitamento serão exibidas na cor cinza.

• Ao exporta uma planilha, caso já existam metas que foram reaproveitadas a partir de outras, as colunas de preenchimento de respostas e apuração periódica serão apresentadas na cor cinza, indicando que não deverá ser editada, com exceção da coluna Peso, pois é a única informação que poderá ser editada em uma meta reaproveitada.

Será exibida na planilha de exportação as metas que poderão ser utilizadas para o desdobramento/reaproveitamento, de acordo com os grupos participantes do processo exportado e também com parametrizações realizadas na funcionalidade Configurações do Ciclo, no Formulário de contratação do colaborador que possui a meta de desdobramento e/ou reaproveitamento.

Na planilha será exibida uma listagem das metas do ciclo, disponíveis para desdobramento/reaproveitamento, de acordo com o público alvo configurado no Ciclo. Caso a planilha seja gerada a partir do Exportar Dados serão apresentados todos os grupos selecionados na listagem.

Para identificar qual meta poderá ser desdobrada, na guia Metas para desdobramento, serão apresentados os grupos que possuem metas para esse fim e a quantidade de metas disponíveis que poderá realizar o desdobramento.

Da mesma forma na guia Metas para reaproveitamento, deverá identificar quais metas estão disponíveis para o reaproveitamento, sempre respeitando a parametrização de restrição da meta quando houver.

Caso a meta esteja configurada para Permitir que se restrinja quais os colaboradores poderão reaproveitar esta meta, somente o colaborador inserido no formulário de contratação da Configurações do Ciclo terá acesso e poderá reaproveitar a meta.

Para as metas que não possuem lista de restrição, poderão ser reaproveitadas por todos do processo.

Caso a meta utilizada não possui desdobramento/reaproveitamento, os campos disponíveis nas planilhas Metas para desdobramento e Metas para reaproveitamento serão apresentados em branco.

Exemplo

O desdobramento de uma meta é realizado através do código do Id da meta, veja abaixo como será feito o preenchimento da planilha:

• Na guia Metas para desdobramento, serão identificadas as metas disponíveis para realizar o desdobramento;

• Escolha a meta que será desdobrada, copiando o número do Id da meta;

• O número do Id da meta será inserido na coluna Id da Meta Vinculada na planilha Dados da importação;

• Ainda na planilha Dados da importação, informe o Tipo do Vínculo, essa informação poderá ser verificada na planilha Orientações do Preenchimento, onde:

• 1 - Desdobramento

• 2 - Reaproveitamento

Atenção

Lembrando que, os Templates só estarão disponíveis para os perfis de Administrador e Responsável pelo grupo.

Importar Planilha

Através dessa função é possível realizar a importação de metas de forma integral por grupo, ou seja, o sistema não permitirá importar apenas uma meta do total que o grupo possui.

Caso exista alguma meta cadastrada na etapa em que está sendo realizada a importação, o sistema irá substituir pela meta da planilha importada.

Para iniciar a importação, Escolha o arquivo desejado. Em seguida clique o botão Processar.

Ao importar uma planilha, o sistema irá realizar a validação do template excel que está sendo importado. Essa planilha deverá conter a guia de Dados da importação e as colunas deverão respeitar a regra de preenchimento da seção, caso contrário o sistema apresentará no momento da validação a informação de que o template não está de acordo com o esperado.

Após a conclusão da validação do templete, o sistema irá validar os dados da importação. Serão validados todos os campos definidos para essa finalidade (validação).

Caso na planilha possui status de revisão da meta (Mantida, Renegociada ou Cancelada), o status será respeitado durante a validação dos dados. Lembrando que:

• Mantida - A validação dos campos da meta será desconsiderada, mesmo que haja alguma modificação.

• Renegociada - A validação dos campos da meta será considerada.

• Cancelada - A validação dos campos da meta e da apuração periódica será desconsiderada, devido ao cancelamento da meta.

Após a validação dos dados de importação, selecione o(s) registro(s) que deseja, em seguida clique em Confirmar Importação, para que os dados sejam gravados.

Conforme imagem abaixo:

Atenção

• A importação só ocorrerá caso não haja nenhuma inconsistência no Formulário de Metas ou nenhum erro na planilha a ser importada.

• As colunas Disponibilizar para desdobramento e Disponibilizar para reaproveitamento é de preenchimento obrigatório, caso não estejam preenchidas ou preenchidas de forma incorreta, no momento da validação o sistema indicará um erro e a planilha não será importada.

• O sistema não validará também, caso tenha realizado alteração na coluna Disponibilizar para desdobramento e Reaproveitamento de "1" para "0", será apresentada a seguinte mensagem: Essa meta já foi desdobrada. Para realizar essa operação utilize o formulário de metas ou Essa meta já foi reaproveitada. Para realizar essa operação utilize o formulário de metas.

• Não será possível realizar uma exclusão ou cancelamento de uma meta disponível para desdobramento/reaproveitamento, que já esteja vinculada a outra meta, através do importador.

• Não será possível realizar a importação, caso exista inconsistência no formulário. Será exibida uma mensagem indicando que o formulário possui pendências, sendo necessário resolvê-las na funcionalidade formulário.

Registros de importação

Através dessa função é possível realizar a visualização dos registros de importação em log.

Ao realizar cada importação, serão apresentados na tela Registros de Importação os seguintes dados:

• A etapa em que ocorreu a importação;

• O processo em que ocorreu a importação;

• O responsável que realizou a importação;

• A data e hora da importação;

• O arquivo importado.

Os registros apresentados serão ordenados de acordo com a data da importação, considerando do mais recente ao mais antigo.

Atenção

O arquivo estará disponível para download por 6 meses após a importação e, caso um arquivo não esteja mais disponível para download, será apresentada a seguinte mensagem: “O arquivo já não está mais disponível para download”.

Atenção

Em caso de dúvidas, acesse o nosso Tutorial e acompanhe o passo a passo sobre Como importar metas compartilhadas?.